Checklist: co przygotować przed wydarzeniem z tłumaczeniem

⏳ 3 - 6 miesięcy przed wydarzeniem

• Określenie formatu wydarzenia (stacjonarne, online, hybrydowe)

• Ustalenie pary lub par językowych (np. polski-angielski, polski-niemiecki).

• Ustalenie, czy tłumaczenie będzie nagrywane lub streamowane, aby zapewnić odpowiedni budżet na wynagrodzenie tłumaczy z tytułu praw autorskich.

• Wybór rodzaju tłumaczenia (symultaniczne w kabinach, symultaniczne z infoportami, konsekutywne, zdalne RSI).

  • Zobacz  różnicę pomiedzy tlumaczeniem symultanicznym a tłumaczeniem konsekutywnym

• Zarezerwowanie agencji tłumaczeniowej lub zespołu tłumaczy.

• Zapewnienie budżetu na tłumaczenie podczas wydarzenia.

⏳ 1 - 2 miesiące przed wydarzeniem

• Rezerwacja sprzętu technicznego (kabiny tłumaczeniowe, infoporty, systemy nagłośnienia).

• Spotkanie robocze z dostawcą sprzętu i z przedstawicielem obiektu w którym odbędzie się wydarzenie.

• Kontakt z prelegentami w celu poinformowania ich o obecności tłumaczy (prośba o materiały, skrypty, prezentacje).

• Zaplanowanie przestrzeni w miejscu wydarzenia (gdzie staną kabiny? Czy tłumacze będą mieli widok na scenę i ekran?).

• W przypadku wydarzeń hybrydowych/online: wybór i test platformy streamingowej wspierającej kanały językowe.

⏳ 2 - 3 tygodnie przed wydarzeniem

• Zebranie i przesłanie tłumaczom materiałów referencyjnych (prezentacje, agendy, glosariusze, skrypty wystąpień, lista skrótów branżowych).

• Ustalenie sposobu udostępnienia materiałów wielojęzycznych.

• Ustalenie procedury wydawania odbiorników (infoportów/słuchawek) dla uczestników - wyznaczenie odpowiedzialnych osób i miejsca (np. recepcja).

⏳ 3 - 5 dni przed wydarzeniem

• Przekazanie tłumaczom zaktualizowanych/ostatecznych wersji prezentacji.

• Ostateczne potwierdzenie liczby uczestników potrzebujących słuchawek (aktualizacja zamówienia sprzętu, jeśli to konieczne).

• Wymiana kontaktów telefonicznych między koordynatorem wydarzenia, głównym technikiem i szefem zespołu tłumaczy.

⏳ 1 dzień przed wydarzeniem / Dzień zero

• Montaż kabin i sprzętu technicznego na sali.

• Testy audio („soundcheck”) - sprawdzenie, czy dźwięk z mikrofonów dociera do kabin i czy tłumaczenie dociera do odbiorników/na platformę.

• Sprawdzenie stanu baterii w infoportach i odbiornikach.

Podczas samego wydarzenia odpowiedzialność rozkłada się na kilka kluczowych ról. Oto, co powinna robić każda ze stron:

1. Z punktu widzenia Organizatora

• Wydawanie sprzętu: Sprawna dystrybucja słuchawek/infoportów (np. za pobraniem dokumentu tożsamości lub przypisaniem do identyfikatora).

• Wsparcie techniczne: Monitorowanie we współpracy z technikami, czy wszystkie kanały dźwiękowe działają poprawnie.

• Zarządzanie kryzysowe: Reagowanie w przypadku brakujących słuchawek, rozładowanych baterii lub zmian w agendzie (natychmiastowe informowanie tłumaczy o zmianach).

2. Z punktu widzenia Prowadzącego (Host / Moderator)

• Sprawy organizacyjne: Na samym początku poinformowanie publiczności we wszystkich językach konferencji, że:

  • tłumaczenie jest dostępne

  • na jakim kanale znajduje się dany język

  • jak obsługiwać odbiorniki.

• Zasady dyskusji: Przypominanie uczestnikom z sali, że pytania z widowni muszą być zadawane do mikrofonu (inaczej tłumacz w kabinie ich nie usłyszy).

• Dyscyplina sceniczna: Czuwanie nad tym, by prelegenci w psnrlsch używali mikrofonów i nie rozmawiali ze sobą z pominięciem nagłośnienia.

3. Z punktu widzenia Mówcy (Prelegenta)

• Tempo mowy: Utrzymywanie spokojnego, naturalnego tempa (ok. 100–120 słów na minutę). Jeśli mówca mówi zbyt szybko, tłumacz może nie zdążyć przekazać części treści / sensu zdania.

• Praca z mikrofonem: Mówienie bezpośrednio do mikrofonu, unikanie odwracania głowy w stronę ekranu z rzutnikiem w trakcie mówienia (jeśli nie ma mikrofonu nagłownego).

• Pauzy: Robienie naturalnych przerw, zwłaszcza po wyświetleniu trudnego slajdu

• Unikanie żartu, ponieważ kontekst może być nieadekwatny do kultury i/lub norm społecznych w danym języku.

4. Z punktu widzenia Tłumacza

• Gotowość: Przybycie odpowiednio wcześnie, przetestowanie konsolety w kabinie oraz kanałów wejściowych/wyjściowych.

• Zapowiedź tłumaczeniaprzez system do tłumaczenia: Ok. 5 minut przed rozpoczęciem wydarzenia zapowiedzieć dostępność tłumaczenia na wszystkich kanałach w odpowiednich językach. np "This is the English channel. We will be providing symultaneous interpretation in English on this channel"

• Praca zespołowa: Płynne zmienianie się z partnerem w kabinie (zazwyczaj co 15–30 minut, by zachować najwyższą jakość koncentracji).

• Komunikacja z technikami: Bieżące sygnalizowanie ewentualnych problemów z jakością dźwięku (np. cichy mikrofon mówcy) za pomocą przycisku lub bezpośredniego kontaktu z akustykiem.

1. Z punktu widzenia Organizatora

• Odbiór sprzętu: Skrupulatne zebranie wszystkich odbiorników i infoportów (zapobiega to kosztom za zagubiony sprzęt).
• Feedback: Zebranie opinii od uczestników na temat jakości tłumaczenia i komfortu korzystania ze sprzętu.
• Rozliczenie: Odbiór nagrań z tłumaczeniem (jeśli zostało to wykupione i jest objęte prawami autorskimi) oraz rozliczenie finansowe z agencją.

2. Z punktu widzenia Prowadzącego (Host / Moderator)

• Podziękowania: (Opcjonalnie na sam koniec wydarzenia) Oficjalne podziękowanie tłumaczom ze sceny za ich ciężką, niewidoczną pracę w kabinach.

3. Z punktu widzenia Mówcy (Prelegenta)

• Materiały po prezentacji: Ewentualne udostępnienie swoich zaktualizowanych materiałów organizatorowi do dalszej dystrybucji wśród międzynarodowej publiczności.

4. Z punktu widzenia Tłumacza

• Poufność: Usunięcie lub zniszczenie poufnych materiałów referencyjnych i skryptów otrzymanych przed wydarzeniem (zgodnie z klauzulą NDA, jeśli była podpisana).
• Wymiana doświadczeń: Przekazanie organizatorowi konstruktywnego feedbacku (np. co zadziałało świetnie, a nad czym warto popracować pod kątem technicznym przy kolejnej edycji).